考勤记录表中需要记录的数据很多,应该如何规划表格框架?
考勤记录表每个月都需要使用,应该有一个模板,模板中需要统一哪些内容?
考勤表模板中那些不能统一,但又存在一定规律的数据可以不手动输入吗?
如何美化工作表,使其更符合需要?
如何使用公式和函数统计考勤数据?
考勤表是目前Excel一大难题,难住一大堆高手。
难在哪?难在没有统一标准!
每个公司所用的考勤软件又不一样,导出来的数据各种各样都有,不仅如此,每个公司的计算方法也不一样。
很多高手,遇到考勤表都直接绕过,太花费时间。
今天我们分享的主题是Excel实操:灵活运用表格知识来完成实例考勤表的制作。
创建考勤记录表模板
图1-1
图1-2
技术看板
考勤表可以为具体记录考勤情况的31列单元格(因为一个月中最多有31天)设置列宽。选择列时,列标附近会显示【mRXnC】字样,其中C前面的n即代表当前所选列的数量。
Step02 设置固定列宽。打开【列宽】对话框,在文本框中输入【2】,单击【确定】按钮,如图1-3所示。
图1-3
Step03 合并单元格。经过上步操作,即可精确调整所选列的列宽为2磅。选择D3:AH3单元格区域,单击【对齐方式】组中的【合并后居中】按钮 ,如图1-4所示。
图1-4
Step04 设置字体格式。使用相同的方法合并表格中的其他单元格区域,在第一行中输入相应的文本,并对其字体格式进行设置,效果如图1-5所示。
图1-5
Step05 输入辅助数据。在当前工作表中估计不会用到的空白区域中输入多个年份(本例中输入年份为2015~2025)及月份数据作为辅助列,方便后面调用,如图1-6所示。
图1-6
技术看板
本例中为年份和月份单元格设置数据有效性是为了后期方便输入,通过选择选项即可生成新的考勤表。
Step06 执行数据验证操作。选择C1单元格,单击【数据】选项卡【数据工具】组中的【数据验证】按钮 ,如图1-7所示。
图1-7
Step07 设置允许序列。打开【数据验证】对话框,在【设置】选项卡的【允许】下拉列表中选择【序列】选项,在【来源】参数框中通过引用设置该单元格数据允许输入的序列,这里引用表格中输入年份的单元格区域,单击【确定】按钮,如图1-8所示。
图1-8
图1-9
Step09 设置序列条件。打开【数据验证】对话框,在【设置】选项卡的【允许】下拉列表中选择【序列】选项,在【来源】参数框中通过引用设置该单元格数据允许输入的序列,这里引用表格中输入月份的单元格区域,单击【确定】按钮,如图1-10所示。
图1-10
在制作过程中,大家主要应参与到案例制作的大背景中来,思考工作表框架和每一个公式为什么要这样设置,又如何将这些思路运用到要创建的那些表格中。